Decidir la temática y la imagen que tendrá el congreso o evento es muy importante, es crear la identidad, para que sea reconocido por los asistentes.
Es importante mencionar que al momento de definir cual será la temática no se debe consultar o preguntar con muchas personas externas ya que las respuestas serán muy variadas y esto significará una gran pérdida de tiempo, y son tan diversas que resultan no ser de gran utilidad al momento de tomar la decisión.
Si es importante tomar en cuenta las opiniones de los asistente pero no en gran medida, lo ideal es que los miembros del staff sean quienes decidan cual será el tema del evento.
Para seleccionar la temática y la imagen del congreso o evento se debe consultar como y qué se ha hecho en ediciones pasadas, esto con el fin de ofrecer algo nuevo que llame la atención y atraiga a aquellos que asisten año con año, esto para no perder el interés.
Para elegir un tema se pueden tomar en cuenta estos dos puntos.
Contexto global común, se caracteriza por incluir la mayor parte de las ramas de estudio de la disciplina para la que se está desarrollando el congreso o evento. Se busca un ambiente en el que todas se puedan dar a conocer, no obstante, mantiene una línea que conecta a todos las ramas con algo específico.
Por ponentes, en algunos casos las disciplinas tienen ciertas personalidades que obligatoriamente queremos incluir en nuestra lista, por lo cual ajustamos el tema con base en las personas buscando algo en común que permita desenvolver el congreso con una secuencia lógica. Es decir que se puede adaptar la imagen del evento a la personalidad de algún ponente importante y de renombre.
Si la elección fue por contexto común ahora es cuando se deciden quienes serán los ponentes invitados.
Una vez que se tomó la decisión ahora es tiempo de coordinar a los equipos de trabajo involucrados, debe existir una perfecta comunicación entre ellos para lograr excelentes resultados.
Cabe mencionar que todo el material publicitario que será implementado debe seguir al pie de la letra las especificaciones de la temática elegida.
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